1．通用职责
1）工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节中和相关人员的职责范围。
2）工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的资料管理的过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集，整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责。
3）工程资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷、拼按照有关规定进行移交。
4）工程各参建单位应该确保各自资资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无末了事项。所以表格应按相关规定统一格式。
5）工程各参建各方所提供的文件和资料。必须符合国家或地方的法律法规，《建筑工程施工质量验收》、《建筑工程文件归档整理规范》及工程合同等相关要求与规定。
6）对工程文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应规定给予处罚。情节严重的，还应依法追究法律责任。
2．建设单位的职责
1）负责本单位工程资料管理工作，并设人进行收集、整理、立卷和归档工作。
2）在与参建各方签订合同，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。
3）向勘察、设计、监理等参建各方提出所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。
4）本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实有效。
5）监督和检查参建各方工程资料形成、积累和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建各方工程资料形成、积累和立卷工作。
6）对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。
7）及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料。
8）组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位、施工单位来完成。
9）工程开工前，与城建档案馆签订《建筑工程竣工档案责任书》，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。末取得《建筑工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。
10）在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆办理好移交手续。
3．勘察、设计单位的职责
1）按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、设计文件。
2）对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。
3）在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收意见。
4．监理单位的职责
1）应设熟悉业务的专业技术来负责监理的收集、整理、归档等方面的管理工作。
2）依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段，对施工资料形成的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。
3）负责对施工报送的施工资料进行审查、签字。
4）对列入城建档案馆接收范围内的监理，应在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。
5．施工单位的职责
1）负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。
2）总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性负责。
3）在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。
4）按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资料，自行保存1套。其他几份及时移交建设单位。
6．城建档案馆的职责
1）负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。
2）负责对建设工程档案的编制、整理、汇档工作，进行监督、检查、指导。
3）组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案编制、整理归档等工作，进行业务指导。
4）在工程开工前，与建设单位签订《建筑工程竣工档案责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具《建筑工程竣工档案预验意见》。
5）在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》。