一、工程开工前
1、我单位在与业主、设计、监理、分包、供货单位签订合同或协议时，对资料的技术标准、涉及内容、提供时间、套数及费用等问题予以明确。对物资进场报验的范围和要求、资料报验、报审的时间和验收、审批的时间及各自应当承担的责任予以约定。
2、由总承包项目总工程师、分包单位技术负责人组织编写本单位施工范围内的施工资料目标设计，报上一级主管部门和领导审批。资料目标设计经审批合格后，资料员发放给各相关部门，由技术负责人组织进行交底。
二、施工阶段
1、我单位各职能部门和分包单位随工程进度，按过程资料的填报时间要求在计算机上填写资料内容，通过网络，经相关人员确认无误后，提交给上级主管部门、监理单位审批。在提交电子版本的同时，将纸介资料打印输出，相关人员手写签字。
2、我单位各职能部门和分包单位将形成的纸质资料及时交给资料员收集，资料员对资料的填写日期、内容、签字、文档等进行审核，合格的分类放置，填写目录、管理台帐（包括收发文登记、试验、测量、计量器具检定、物资进场等），以方便查找和统计。对不合格的资料退回并要求按时上交合格的资料。
3、每月中，分包单位技术负责人组织资料自查，做到尽早发现、掌握存在的不合格项，整改落实到人。检查结果填在《施工资料检查表》上，报送我单位工程质量管理部。
4、我单位质量管理人员对相关计划的资料准备情况进行预先评价，并及时督促总承包各施工管理部及分包单位完善相关资料。分包单位必须每天将发生的资料通过网络进行报送，总承包质量管理人员和资料管理人员监督其是否按要求进行报验和记录，并对违反规定的行为进行干预。
5、每月末，总承包工程质量管理部组织技术管理部、物资设备管理部、各施工管理部对分包单位的施工资料进行检查。发现问题，填写《施工资料检查表》，告知不合格资料原因，责令整改或重做。对问题严重且不改正的分包单位，根据相关规定予以处罚。
三、施工结束
分包单位要在所承担的工程竣工验收前一周内，提出资料移交验收的计划（申请），资料未经验收不得进行其它验收结算手续。分包单位分包的工程完工后，分包单位技术负责人对本单位形成的施工资料进行审查，在一周内将资料组织组卷装订，经总承包单位资料员验收合格后，填写《竣工资料备案表》，双方技术负责人签字，移交总承包相关部门保存。专业分包工程的资料由分包单位负责汇总整理，向业主办理移交。总承包部在工程竣工验收前，将施工资料整理汇总完成，交业主和监理单位验收，并提请业主组织档案馆进行工程档案预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》。工程竣工后，在合同约定的时间内与业主办理施工资料移交。