确定采购方案
（1）确定采购内容，材料类型、机具设备种类等，编制采购计划；
（2）编制标底，组织公开招标，审核挑选确定供方名单；
（3）建立合格供应商名册。
供方资质审查
（1）审核供应商营业执照、税务登记证等资信文件；
（2）须严格审查合同相对方资信情况，公司工商登记是否在册，注册资金等信息；
（3）对供应商的履约能力进行评估；
（4）审查对方是否存在异常经营的情况以及经营范围；
（5）需核实代理人的身份，确定其有签订合同的代理权限。
合同条款审读
（1）明确物资采购付款方式及账期；
（2）制订采购频率与价格控制范围；
（3）审查合同条款是否明确；
（4）审读合同中违约金、罚金、适用法律、管辖范围、知识产权、保密条款等内容；
（5）审核采购协议、质量协议之间是否有矛盾；
（6）明确物资交货检验方式及收货条件；
（7）审核质量保证条款。
合同总价设定
所有的采购合同都必须设置总价，若不能即时准确确定也应暂估一个价格，后期再按实调整，如实际结算价超过总价的10%应另行签订补充协议。
预付与保证金
（1）采购较大金额设备时如须支付预付款，须审核预付款是否超过合同总价的10%；
（2）合同签订后7日内可进行预付款，须由供方提供并交付相应金额的银行无条件履约保函；
（3）质保金一般为10%合同标的额，待设备质保期结束后归还，应在合同签订前明确质保金归还方式，避免法律纠纷。
合同其他事项
（1）关于法律适用条款（纠纷解决机制）及其他条款的约定进行明确；
（2）合同签订页需注明签订日期，一般为合同签字或盖章日， 特殊情况须进行报备审核；
（3）在合同最后还应对次要条款以及非主要条款进行规定，包括合同生效时间、有效期等合同未尽事宜。