研究招标文件
研究业主提供或对外公开发布的招标文件是工程投标工作的第一要务，招标文件研究的仔细与否，很大程度上影响着下一步各项工作的开展。
应了解工程招标的真正目的。工程招标过程是实现投资少、施工期合理、质量良好、经济效益明显等目标的重要手段。
掌握招标文件的实质性内容。作为工程招标文件，一般都包括工程名称、工程概况、招标编号、招标工作时间、地点安排、公示起始时间、公示结束时间等主要内容。
查找出招标文件重点强调的地方。由于每个工程都是千差万别、各具特色的，同时每个业主都具有不同的背景情况，所以多数招标文件拿出来后，虽然大部分内容差不多，但总存在着不同之处，这也是体现业主特殊需求的地方。我们在编制好标书内容的前提下，应着重考虑对这些内容的响应及答复应对的措施。
对招标文件要认真，要科学。要认真对待招标文件，任何疏忽或麻痹都有可能造成难以弥补的后果。
投标文件基本目录的确定
所谓基本目录是因为它并不是最终的目录。确定好基本目录后，可以根据招标书的内容多少分成若干个部分，由若干人分别同时进行编制。从目前大多数企业编制的投标书来看，基本目录的确定应遵循以下原则：投标报价应按招标文件规定的格式进行。例如，编制的投标函格式，开标一览表中所要求的价格、工期、质保期等内容是否均已填写，报价明细表中的公开报价、折扣、汇率、人民币报价格式等是否按要求提供。另外，如果是投多个分项的，则应分别列明总价，明确所投分项工程的内容。如果有优惠条件，则要注意优惠条件是否已在开标一览表中明确等。
重点要突出醒目。如有优惠条件、合理化建议、企业优势等内容，应重点标明。
层次要清晰，顺序要基本与招标文件吻合。这样做的目的是便于评委根据招标文件进行打分评判，有利于更好地体现标书的主要内容。
与其他单位组成联合体投标时要考虑周全。第一，联合体的另一方是否符合法律规定和满足招标人所要求的资格条件；第二，是否已按招标文件要求签署联合投标协议，有关双方的责任是否明确而详细，作为投标的共同体，是否都在投标文件中盖章签字。
投标文件的编写
一般按内容性质不同，标书可分为商务标和技术标，商务标主要包括工程报价、优惠条件、对合同条款的确认、法人委托书等内容；技术标主要包括施工方案综合说明，施工组织设计，主要施工保证措施，施工进度网络图，施工现场平面图，新材料、新技术、新工艺、新设备的应用与推广，对业主的承诺，合理化建议，承建本工程的有利条件和优势等技术方面的内容以及项目部领导班子人员的配备等内容。标书的编制应掌握以下几点原则：突出针对性和专业性原则。参于投标方案的编制人员既要有一定的基础理论知识，又要有丰富的现场施工管理经验，同时，还要认真研究招标文件及工程设计图纸等相关资料。
可行性原则。再好的方案如果不易操作或者是不易实施，那也只能是纸上谈兵，解决不了实际问题。
经济性原则。在同一个工程施工建设过程中存在着多个施工方案的情况下，就需要对这几个方案进行经济分析对比，主要会从工程项目建设的经济成本、工程质量、施工工期等几个方面加以研究与决策，从而选择出业主认为最值得信服、最佳的施工方案来。
投标文件的汇总 校稿 装订
对于较为关键的内容，如工程总报价、合理化建议、优惠条件、工程总工期目标、工程质量目标、项目经理部及其领导班子组成人员简介、特殊分项的施工方法等，至少应由两人各自分别校对一遍，对于特殊重大的工程项目，在校对完以后再交给相关的领导审核签发。
经过上述校稿审核后，进行汇总，编制最终的总目录，并核对是否有重要的漏页、页码错误等，核对完整投标文件内容并编制好总目录后，方可进行复印、装订。在装订前，编制人员应再从头到尾浏览一遍，将可能出现的漏页或者插图顺序放错等问题消灭在装订之前，确保万无一失。
确保证件准备无误也是十分重要的环节，企业资质营业执照及委托书、授权人身份证等基本证件和荣誉证书、以往工程优良证书、工程承包合同等原件都要准备齐全。
另外，要求对投标文件进行密封是保护投标人权利和保护招标人的基本要求。首先，在标书准备密封前，要再次对招标文件中相关部分仔细检查。其次，在密封时还应将需要放在密封包内的东西如唱标单、电子版光盘、投标保证金复印件等放好。再其次，加盖投标单位行政公章、单位法人专用章等。
总之，在面对同一个项目招标的众多投标参与单位来说，如何使得自己的标书编制得更加准确翔实、更加科学规范、更加完美精致、更加符合业主的口味，以取得更多的中标机会，这是摆在每一个企业面前必须切实解决好的最重要、最现实、最迫切的问题，也是关系到企业未来能否生存发展的核心问题。因此，研究和探讨工程投标文件的编制程序及应掌握的原则很有必要。