与监理工程师及甲方代表的谈话资料；各种施工进度表，包括监理工程师和分包企业的进度表；来往信函；施工备忘录；会议记录；工程照片；监理工程师填到的工程施工汇总表；重大事项记录；工资单据和付款单据；工程检查和验收报告；所有合同文件；其他。上述资料在发生的当时应注意取得监理工程师或甲方代表的签字。
对索赔的程序、期限应在承发包合同中明确约定，以利于实际操作。凡不属于承建单位责任导致工程拖期和成本增加事件发生后，乙方应以正式文件通知监理工程师或甲方代表，（国际惯例是28天内，我国现行建设工程施工合同标准文本规定为20天内向甲方提出要求索赔的通知。）甲方在收到索赔通知后10天内给予批准，或要求乙方进一步补充索赔理由和证据。在10天内未予答复，则视为该项索赔已经批准。如果逾期提出，监理工程师或甲方代表有权拒绝索赔要求。双方也可在合同中约定期限，正式提出索赔函件后，还应在此后28天内（国际惯例）报出赔偿额和申请顺延工期天数及证据；如索赔事件的影响继续存在，经监理工程师同意后，可以定期陆续报出证据和索赔数额以及要求顺延工期的天数。该索赔事件影响结束的28天内，必须提出全面的索赔证据资料和累计索赔额报送监理工程师，并抄送业主。以上程序承包商应充分重视，否则会陷入被动。乙方在索赔最终如得到业主的确认，索赔即告结束，如达不成一致意见，则只能诉诸仲裁或法院。承包商也有将施工中的单项索赔予以保留，待工程竣工前，将末解决的或不满意的单项索赔集中起来，提出一份综合索赔报告进行谈判。
索赔作为承包商在建筑工程施工中，获取利润的重要手段，又具有很强的专业性，承包商有必要高度重视，在加强合同管理，聘请专业索赔人员的同时，注意及时索赔，做到边施工，边鉴证，边索赔，边清算，否则，累积到最后，索赔往往费时费力。