企业要想在竞争中获胜,就必须采取措施以实现供应链的建立,把供应商、生产厂家、分销商、零售商所组成的链路上的所有环节联系起来,并进行优化,从而增加整个供应链带给消费者提供的价值,减少整个供应链的成本。
供应链管理下企业与供应商的关系与传统的企业与供应商的关系不一样,它不再是一种简单的交易关系,其着眼于建立长期的、稳定的合作伙伴关系,强调通过共同的努力来实现总成本的减少。供应链管理下的项目采购管理的关键是建立良好的供应商管理。
根据资料显示,良好的供应链管理可使库存减少25%~60%,生产能力利用率提高10%~20%,准时交付率提高30%~40%,预测准确率提高25%~80%,供应链的总成本占收入比下降20%左右。因此,把握供应链管理下的项目采购管理特点制定有效的项目物料采购策略是缩短项目完工时间、降低项目采购成本的主要途径之一。
1 供应链管理下的项目采购管理的特点
从企业的角度来说:任何一家制造型企业在开展项目时,都必须从外界获取原材料,及时满足生产的需要。从项目整体来看,采购是项目创造价值过程的起点。更深一步理解,采购不仅仅是简单去市场购买所需的原材料,而是把一个组织的制造能力扩展到外部资源,即供应商上。
因此,可以将采购理解为外部制造的管理的。从供应链的角度来说:采购处于企业与供应商的连接界面,它在供应链上的企业之间,为原材料、半成品和产成品的生产合作交流架起一座桥梁,沟通生产需求和物资供应的联系,是实现供应链系统的无缝连接,提高供应链上企业同步化运作效率的关键环节。
供应链条件下项目采购管理的特点有:以外部资源管理为工作重心、面向过程的采购管理、企业与供应商的双赢伙伴关系、信息化的采购。
(1)以外部资源管理为工作重心。传统的采购管理中,工作的重心是与供应商的商业交易活动,交易过程的重点放在价格的谈判上,通过多个供应商的多头竞争,从中选择价格最低的作为合作者。供应链管理思想的出现,对传统的采购管理提出了挑战。
供应链管理的思想是协调性、集成性、同步性,要求提高采购的柔性和市场响应能力,增加和供应商的信息联系和相互之间的合作,建立新的供需模式。由此,项目采购工作的重点转向实现有效的外部资源管理。
包括:形成相对稳定的、多层次的供应商网络,建立供应商数据库系统;提供供应商的教育培训支持;参与供应商的产品设计和质量控制;制定供应商评价与激励制度。
(2)面向过程的采购管理。传统的采购过程要经历供应商认证、制订生产计划、制订采购计划、发送采购订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动,跨越了科研部、计划部、采购部、财务部和仓库的部门。由于分工过细,传统的采购管理在信息沟通上存在明显的问题。
供应链管理贯穿的是一种过程管理的思想,这种思想要求将企业内部以及节点企业之间的各种业务看做一个整体功能过程,形成集成化供应链管理体系。过程最优为管理的目标。供应链条件下的项目采购管理以采购的过程为管理对象,通过对过程中的资金流、物流和信息流的统一控制,以达到采购过程总成本和总效率的最优匹配。
(3)企业与供应商的双赢伙伴关系。传统条件下,企业与供应商之间是简单的买卖关系。而在供应链条件下,双赢伙伴关系是一种合作关系,它强调在合作的供应商和生产商之间共同分享信息,它表现为制造商对供应商给予协助,帮助供应商降低成本、改进质量、加快产品开发进度;
通过建立相互信任的关系提高效率,降低交易费用;长期的信任合同取代短期的合同;比较多的信息交流。
(4)信息化的采购。供应链管理之所以区别于传统意义的管理而成为电子商务时代全新的概念,其中一个重要的原因是它以信息技术为手段,以信息资源的集成为前提。实现了采购内部业务信息化和外部运作信息化。采购内部业务信息化较容易实现,主要通过建立采购管理信息系统以及与财务会计信息系统的接口。
信息化操作实现了采购管理的无纸化减少了信息传递的中间环节,加快了信息流动的速度,极大地提高了企业对市场的反应速度。
2 供应链环境下项目的物料采购策略
一个项目需要采购的物料可能有几百种,甚至更多。这么多的物料如果用同一种方法来管理,管理起来势必带来很大困难,且需增加管理成本。因此,需要考虑一种分类方法,将全部物料合理分类,对不同物料采取不同的、经济的管理方法。传统的分类方法是ABC分类法。
这种方法的基本思想是:按照管理对象价值的不同将其分类,分别采取不同的管理方法。例如,对A类物料尽可能从严控制,保持完整和精确的库存记录,给予最高的处理优先权,尽量保持较低的库存水平等。而对于C类物料,则尽可能采用简单控制。这种方法的操作十分简便,因此这种方法在企业应用得很普遍。
但是,这种方法的最大局限性在于,只以物料价值为基础进行分类无法反映物料对企业利润的贡献度、紧迫性等情况,也无法反映物料在供应市场上是否容易得到。而这些问题对于企业物资采购策略制定有很大影响。例如,某一物料,也许其价值并不高,按ABC分类法只能属于C类物料,但是在市场上属于短缺物质,则其在企业的物料采购管理中就应该放在较重要的地位;有些物料,虽然价值很高,企业的需要量也很大,但在市场上很容易得到,采购周期也很短,就可以采取较简单的管理方法,以节省成本。
由此可见,在供应链模式下,制定物料采购管理策略的重要依据可以归为两大类,一类是对物料本身重要性的判别,再一类是对供应市场复杂度的判别。以这两个依据为基本指标,可以构造出供应链管理下的采购物料的基本分类模型。
按照这种分类方法,可以把各种物料基本分成四类:
①战略性物料对于企业来说非常重要、同时供应市场又比较复杂,企业获得这种物料有一定难度,因此这类物料对于企业来说具有战略性意义;
②重要物料对企业来说非常重要、但其获得比较容易;
③瓶颈物料该类物料在企业经营中的重要性并不高,但供应市场比较复杂,供应很不可靠,从而成为企业的瓶颈性物料;项目管理者联盟
④一般物料对于企业的重要性不是很高、同时又容易获得。
采购管理策略主要包括两大部分:一是采购方针与库存策略,二是供应商管理策略。
虽然说供应链管理的要旨之一是通过建立链上各个成员之间的伙伴关系来实现整个供应链上物流、信息流、资金流的快速、准确地流动,从而降低链上各个成员的经营成本,但是,当一个企业需要采购的物料种类很多、供应商的数目也很大实际上一个企业没有足够的时间和资源去与供应链上的每一个成员建立紧密的伙伴关系,也没必要。
因此,在整个物料采购网络中,企业可以参照上述所提出的物料分类方法首先将物料分类,然后对不同类型的物料采取不同的供应商管理模式和采购与库存策略,以节省管理成本。
下面就该分类方法下不同物料的特点及其管理策略组合,做一些更详细的讨论。
(1)战略性物料。战略性物料的特点是:采购量大,本身价值昂贵,其质量的好坏对企业产品会产生重大影响;同时,能够提供这种物料的合格供应商不多,企业要想改为自制也不是短时间内能做到的。基于这些特点,企业对于战略性物料的供应管理策略首先必须致力于与质量可靠的供应商建立一种长期的、战略式合作伙伴关系。
这种关系的基本特点是保持双赢,即通过致力于合作使供应商也得到应有的好处。唯有这样,才有可能保持长期、稳定的关系。在具体的管理策略上,由于这种物料本身价值昂贵,库存占用资金大,必须进行详细的市场调查和需求预测,并尽可能地进行严格的库存控制。
同时,由于有一定的供应风险,还必须设置一定量的安全库存。
(2)瓶颈物料。瓶颈物料的基本特点是这种物料本身的价值可能不太昂贵,但是获取这种物料有一定难度,例如,由于难以找到合格的供应商;与供应商的距离较远,而又缺乏可靠的运输保障;该物料属于专利产品,供应商占优势地位等原因。因此,对于这种物料的供应商,应该根据情况采取灵活的策略,例如,对于供应物料质量有问题的供应商,致力于帮助他们改进;
对于占优势地位的供应商,致力于建立稳定的合作关系等。在采购和库存策略上,需要考虑设置较高的安全库存,并采用较大的订购批量。还应在企业的整体运作安排上考虑替代方案,并预先制订备用计划。
(3)重要物料。重要物料的基本特点是供应市场比较充足,但该种物产本身价值昂贵,库存占用资金大。因此,这种物料的基本管理策略应该是致力于总成本最小,为此,需要在库存管理上多下工夫,尽量减少总库存量。对于供应商管理来说,没必要花费大量的时间和成本与供应商建立密切关系,保持一般合作关系即可。
在某种意义上来说,还有可能建立采购优势地位。
(4)一般物料。一般物料的基本特点是小件物料,本身价值不高,市场上也容易获得,但这类物料往往种类繁多,能够占到企业全部采购种类的一半以上。因此,对于这类物料,所应采用的基本管理策略是致力于管理成本最小化。
在库存管理上,有可能采用经济批量等优化方法,并尽量利用信息技术等手段简化管理程序,提高业务效率。在企业的整体运作安排上,应致力于标准化,以减少物料的种类。
供应链跨越了企业界限,从建立合作机制或战略伙伴关系的新思维出发,从全局和整体的角度考虑供应链下的项目采购管理。在供应链管理的基础上,采取合适的项目采购管理方法,制定适当的物料采购策略,可以合理推进项目进度,提高采购效率,降低项目成本。