1 明确会议时间、地点、参加人员、会议内容及会议纪律，并按此严格实施
监理方在工地第一次会议中应与各方确定好工地例会制度，其中对人员、会议内容、会议纪律须着重说明。例会召开时，现场参建三方的主要负责人总监、业主方工程部经理、施工单位项目经理都应到场，同时监理方总监代表或主要现场专业监理工程师，施工单位的主要技术负责人、质量员、安全员也应到场。根据议题需要，邀请设计单位、分包单位及其它有关单位的人员参加。由于个别负责人员平时因工作关系不能常驻工地，不能全面了解工程情况，而通过参加工地例会，可以直接获悉工程信息，了解各方关切事宜和立场，以便尽快拍板解决工程实际问题，项目总监的身体力行将对确保例会的成功召开起到表率作用。
至于例会内容在建设工程监理规范中做了明确要求，即：①检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；，②检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；③检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；④检查工程量核定及工程款支付情况；⑤解决需要协调的有关事项；⑥其他有关事宜。随着(建设工程安全生产管理条例》的施行，对工程现场进行安全管理已成为监理工作的一部分，故在例会中也应加入对这方面进行检查分析的内容，以便督促整改。对会议内容的约定是工地例会能否开好的重要一环，其中对整改落实情况的回顾及对新发现问题的处理措施是通过会议对：工程质量、进度、安全进行控制管理的体现，检查工程量核定及工程款支付情况是处理施工方关切、保持其工作积极性的重要手段，协调解决建设过程中的矛盾则是理顺各方关系、保证施工顺利进行所必不可少的。所以说总监在主持例会时应逐一进行各项内容的讨论和解决，提高会议解决实际问题的效果，增加会议对各方的吸引力。
会议纪律对完善和坚持例会制度提供有效保障。以往在开工地例会时，我们往往碰到与会人员缺席迟到、大声接听手机、随意插话、私下谈论与会议无关的内容等干扰会议进程、影响会议效果的情况。为了杜绝这些现象，建立会议纪律也是必不可少的。在有些工程中，业主直接将例会的到会率作为考核施工方项目经理的指标，将有关规定写入了施工合同。而对于原合同中没有有关纪律规定的，总监可事先向业主说明建立会议纪律的必要性，在获得业主同意和授权的情况下，在第一次工地会议时宣布曰后工地例会的会议纪律，并讲明对违反纪律人员的经济处罚措施。对于制定的规则，各方应严格执行，一视同仁。
2 掌握工程信息，了解各方关切的存在问题，做好会议准备
为求实效，会议前期的准备工作是必不可少的。作为主持人的总监通过曰常巡视、查看资料、谈话等方式，在专业监理工程师的协助下掌握包括进度、质量、安全、设计变更、违约索赔等信息，及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备。在准备工作中，要做好以下几个方面的工作：
(1)了解上次会议决定的落实情况，对仍悬而未决的问题分析原因。
(2)认真收集、整理工程进度数据，运用横道图、S形曲线、前锋线等适宜的图形比较方法，通过与周、月、总进度计划的比较，获悉工程实际进度与计划工期的差别；据此分析产生进度偏差的原因、偏差对后续工作的影响以及调整进度计划的可行措施。
(3)通过对例会周期内的工程进行实测实量，利用其具体数据来反映例会周期内施工质量情况。对收集来的数据，采用排列图法、因果分析图法、直方图法、控制图法等统计方法，对工程质量进行静动态的分析，找出影响工程质量的各类因素，并对症下药，找到解决问题的方法。
(4)对材料、构配件和设备供应进场验收情况和试块试件见证送检情况进行统计分析。
(5)了解多种配合施工中遇到的工序衔接、产品保护、施工场地机械分配使川等矛盾，对矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握，从工程建设的实际需要出发，确定监理协调的原则立场。
(6)掌握现场安全生产、文明施工状况，作业环境防护、施工机具运行状况、施工人员的安全意识和安全行为等各个环节存在的问题进行分析，思考解决办法。
(7)对工程款支付及工程变更联系单签证情况进行统计，做好月度工程款审核、工程变更联系单审核意见的解释准备工作。
(8)对施工单位提交的索赔报告进行审核，分析索赔原因，为合理解决索赔问题做好准备。
(9)准备好工程中人员调整名单、通信录、上级主管部门下发的文件、反映工程状况的统计表等资料：对遗漏报验的工程资料列好清单。
为了使工地例会顺利召开，事先应通知各方做好准备，比如让施工单位做好汇报工作用的《工程周报》，周报内可以对上个周期内的形象进度完成情况、质量和安全问题整改落实情况及下周计划安排做出说明。同时，在会前及时与涉及会议内容的有关单位通报情况，交换意见。尤其在涉及工程联系单审核及索赔事宜的处理时，必须与业主沟通，协调立场，确定处理原则，避免会上陷于被动。总监对会议内容做好充分准备工作后，就为较顺利的主持会议打下基础。
3 沉稳主持，善于倾听，协调立场，明确措施，恰当表态
会议签到完成后，总监就可按照第一次工地会议中规定的例会议程开始主持会议。
(1)在涉及检查上次例会议定事项的落实情况时，应着重倾听有关单位未按时完成事项的原因，以及进一步解决问题的打算：在完成对有关原因的分析后，确定单个或多个责任人再次落实的时间，确保问题不落实不放过。这样，才能达到例会的效果，使各方真正重视例会。
(2)由施工单位对上个例会周期内工程的进度、质量、安全情况进行总结，做出自我分析，表明下一阶段拟采取的改进措施。监理单位应针对施工单位说明的情况，结合自身的分析，提出自己的意见。通过敞开讨论有关问题，分析改进措施的利弊，达成共识，确定落实事项的责任人及落实时间。对施工方要求业主配合的问题不避讳，对施工方的合理要求应提请业主早曰给予答复。比如建议业主早曰对甲供材料进行定型确认等。
(3)业主、监理单位应针对施工单位在自身总结中未提到的进度、质量、安全问题，提出整改要求和批改落实时间。如施工方对有关整改要求提出异议，则应了解其原因，统一意见，明确落实整改的时间及措施。
(4)认真听取总包与专业分包单位在施工过程中在配合上存在矛盾的意见，鼓励各方换位思考存在问题，协调各方找到共同点，提出有效的解决办法；必要时对各专业施工的目标按施工程序进行适当调整，避免交叉作业时因施工矛盾而出现管理人员争斗的情况。在协调中如涉及到合同文件规定以外的费用，考虑成熟后可和业主确定费用支付原则；如不成熟，则表明会后继续讨论，避免影响会议进展。
(5)对施工方关心的月度工程款审核、工程变更联系单审核情况进行通报，并做出相应解释。对可能产生违约、工期、费用索赔的情况进行预警，对已经提出索赔的则将处理进展情况向各方进行解释。对提出的疑义，应做适当解释，不宜或不易说明的则应表明会后商讨。
(6)安排处理其他事宜。比如传达上级主管部门的文件精神，宣读主要岗位管理人员的名单调整等需要宣布的内容。
如有条件，在会议上可以在说明有关问题时插放图表、影像资料，加深与会人员印象，促进问题的解决。
总监在主持会议中，要注意用词恰当，语气确切。同时，在例会中协调处理造价控制等问题时，应按事先达成的原则进行；对进度、质量、安全等问题商讨时，应与业主方达成默契，争取业主方最大支持，确保控制目标实现。
4 会议后应形成纪要备查
工地例会应当由指定的监理人员记录，会议纪要由监理工程师根据会议记录整理。主要内容有：会议地点及时间；会议主持人；出席者姓名、单位、职务；会议内容及决议事项，包括负责落实单位，负责人和时限要求：其它事项。
会议纪要的审签、打印和发放应遵循以下原则：纪要内容应真实，简明扼要；纪要经包括总监在内的各方主要负责人签认；会议纪要发放到有关各方，并应有签收手续。