1、承包商递交索赔意向书。
在施工过程中，若发生索赔事件，在该事件发生后索赔时效内，承包商必须以正式函件向监理工程师(或业主)送达索赔意向书，并根据合同约定抄送、报送有关单位。
索赔意向书并不需要附有具体的索赔数额及其证据，只需要就具体的索赔事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求，其通常包括一下四个方面的内容：(1)事件发生的时间和情况的简单描述;(2)索赔依据的合同条款和理由;(3)有关后续资料的提供，包括表明将及时记录并提供事件发展的动态;(4)对工程成本和工期产生不利影响的严重程度。此处需要注意的是：按照国际惯例索赔有效期间是28天，当然这并非法律的强制性规定，合同双方当事人可以根据自己的意愿自由约定索赔期间，亦可根据的不同的索赔事项确定不同的索赔期间。
2、承包商继续施工，同时准备索赔材料。
索赔事件发生后承包商原则上应该继续施工，并保持从索赔事件发生日至终止日的同期记录，同时提请监理工程师说明是否需要作其他记录。同期记录的内容有：索赔事件发生时及过程中现场实际状况，必要时可以拍照、录像、公证;索赔事件导致现场人员、设备闲置的清单;索赔事件对工期的影响;索赔事件对工程的损害程度;索赔事件导致费用增加的项目及所用人员、机械、材料数量、有效票据等。同期记录应当有现场监理工程人员的签字。
索赔事件发生后，承包商应当进行详细调查，分析事件发生的原因，全面收集证据。索赔事件的证明材料很大程度上决定了索赔的成败，其为工程索赔的依据。因此，承包商在正式提出索赔报告前的资料准备工作极为重要，这就要求承包商注重记录、整理、保存各方面的工程信息资料，比如施工日志、来往函件、气象资料、备忘录、会议纪要、工程照片和工程声像资料、工程进度计划、工程核算资料、工程图纸、招投标文件等方面的资料，以随时从中提取与索赔事件有关的证据资料。
3、提交索赔文件。
承包商应在发生索赔事件后，在向监理工程师发出索赔通知后28天内，或在工程师同意的合理时间内，向工程师报送索赔文件，说明索赔数额和索赔依据。索赔文件是承包商向业主索赔的正式书面材料，也是业主审议承包商索赔请求的主要依据，包括索赔信、索赔报告、附件三部分，其中最主要的为索赔报告。(参见文末工程费用索赔报审表)
承包商的索赔可分为工期索赔和费用索赔，一般地，对大型、复杂成应分别编写和报送，对小型工程可合二为一。如果索赔时间具有联系影响性，实务中的一般做法是，承包商的上述报告将被认为是第一次临时详细报告，并每隔28天或按工程师合理要求的时间间隔，提交进一步的临时详细报告，说明索赔的费用额和工期延长期，并提供相应的证明资料。承包商在索赔事件所产生的影响结束后28天内向工程师发出一份最终详细报告，说明索赔的总额、工期延长的天数和全部的索赔证据。
4、工程师审核索赔文件。
我国《建设工程施工合同》(GF-1999-0201)中规定，工程师收到承包商递交的索赔报告和有关资料后，应在28天内给予答复，或要求承包商进一步补充索赔理由和证据。如果在28天内既未给予答复，也未对承包商作进一步要求的话，则视为承包商提出的该项索赔要求已经认可。
一般情况下，工程师接到承包商的索赔报告后，会立即建立该索赔事件的索赔档案，核查承包商的同期记录，对其随时提出意见或者向承包商提出制作其他相关记录的要求。工程师接到正式的索赔文件后，会根据事实情况以及合同的约定，对索赔文件进行审核，必要时会要求承包商提供进一步的材料及索赔计算依据。
5、工程师作出处理决定。
工程师审核索赔文件后，如认为同时符合以下条件，则会认为索赔成立：(1)与合同对照，该事件已造成了承包人施工成本的额外支出，或者直接工期损失;(2)该事件造成费用增加或工期损失的原因，按合同约定不属于承包商的责任和风险责任;(3)承包商按照合同规定的程序提交了索赔意向通知书和索赔报告。
工程师可与承包商就索赔事项进行协商，不论是否协商一致，工程师均有权在权限范围内作出批准给予补偿的款额和顺延工期的天数，并将《索赔处理决定》发送承包商，并抄送业主。《索赔处理决定》主要内容包括索赔事项、建议给予补偿的金额或延长的工期，《索赔处理决定》一般附有索赔评价报告。索赔款将计入下月支付工程进度款的支付证书内，顺延的工期加到原合同工期里面去。
6、业主审查索赔处理。
当工程师确定的索赔数额超过其权限范围时，必须报请业主批准。业主首先根据时间发生原因、责任范围、合同条款审核承包商的索赔申请和工程师的处理报告，再依据工程建设的目的、投资控制、竣工投产日期要求以及针对承包人在施工中的缺陷或违反合同规定等有关情况，决定是否批准工程师的处理意见。索赔报告经业主批准后，工程师即可签发有关证书。
7、承包商是否接受最终索赔处理决定。
若承包商接受了最终的索赔处理决定，这一所索赔事件即告结束，若承包商不接受监理工程师及业主单方面决定，则须采取下列方法之一对索赔处理决定作出反应：(1)向工程师发出对该索赔事件保留继续进行索赔权利的意向通知，等到颁发整个工程的移交证书后，在提交的竣工报表中作出进一步的索赔;(2)在合同约定的时间内进行友好协商解决，如果未能协商解决，则通过诉讼或者仲裁解决。