KDA在整个工程建设期间未发生重大安全事故,工程验收、测试、通电合闸一次成功,工程进度按承诺工期完成,工程质量和组织管理获得业主好评;工程进度款、变更索赔款和竣工付款及时收回。
回想这几年工程实施的经历,我们深深地体会到国际工程在国外现场管理工作十分重要又相当特殊,直接关系到项目能否圆满完成。下面,结合工程实际谈谈对国际总承包项目现场管理的认识和体会。
一、国际工程现场的特殊环境
(一)艰难的工作环境
中国企业在国外实施项目面临的困难较大,主要表现在以下几个方面:
首先,技术标准接轨是比较突出的问题。尼日利亚是英联邦国家,合同技术规范是BS体系下的国际标准并聘请欧洲咨询管理项目;业主咨询强调遵循合同技术规范,任何不符合之处均要单独报批,如果采用中国标准则必须提交相关的英文版中国规范并解释与BS的差异。
第二,KDA工程是中国电力在尼日利亚的第一个项目,当地电力领域以前是西门子、ABB、日本丸红等国际知名公司的天下。由于对中国公司不了解,业主、咨询的不信任态度延长了设计审批的磨合过程。
第三,尼日利亚本身资源匮乏、工业基础薄弱、劳动力素质差、官员办事效率低,由于外部条件的可控性差,工作目标往往无法按预定计划实现,加大了工作难度。
第四,项目部在现场面临大量的管理工作。如:基地建设、当地雇员招聘、管理制度完善、安全措施制定、建立内外沟通协调程序、进度和质量计划调整、勘设,采购/施工的组织实施、签证准证、车辆和物资购买、工程保险。许多工作存在着大量的不可控因素,必须不断进行分析、研究、比较和优选,需要耗费更多的时间和精力。
(二)艰苦的生活环境
非洲地区的生活环境较差:天气燥热、沙尘弥漫、蚊虫肆虐、水电缺乏、物品短缺,疟疾、霍乱和伤寒等流行病横行,再加上交通事故高发、部族宗教冲突频繁以及抢劫绑架等因素,直接影响国外人员的生活质量、身体健康和人身安全。
(三)脆弱的心理环境
国外现场与公司总部相距遥远且当地通讯不畅,燥热的天气、艰苦的生活工作环境以及长期远离亲人的痛苦会使人烦躁不安,中非文化差异较大,使中国人难以与一般的当地人建立互信和谐关系;当地治安恶化、绑架事件频发,易引起焦虑和不安。出国人员的工作生活联系紧密,缺少缓冲环节,增加了管理的复杂性。
二、国外现场管理需关注的几个问题
面对国外工程现场的特殊环境,应采取有针对性的管理措施确保工程顺利实施。主要应做好如下六个方面的工作。
(一)建立生活工作平台
在国外做工程必须先建立生活平台,解决好住、食、行和安全保障等问题,才能确保工程各项工作的正常展开。首先要建立生活基地,制定基地管理和安全管理等各项管理制度,做好水、电、食品、空调、电视、车辆、通讯、医疗、娱乐和安全保障工作;要尽快与大使馆、当地政府、警察、移民、税务、审计等机构建立联系以便必要时寻求帮助。工作平台是在筹建项目基地时随生活平台一同建立起来的。主要包括:配置必要的办公设备,建立办公、财务、例会、信息、文件等各项制度,明确工作分工和流程。
(二)加强沟通协调
国际工程现场项目部直接面对业主、咨询,直接负责采购和施工的组织实施,又远离国内总部,沟通协调非常重要。在项目初始阶段,项目经理就必须对沟通进行系统的策划,制定有效协调程序。
一是项目初期针对圈定的项目范围列出与项目有关的所有机构和干系人,根据干系人的层次和特点对沟通工作进行整体规划,确定沟通的方式和策略。
二是明确业主、咨询工程师和承包商三方的工作范围和责任,确定技术审批、变更、索赔、制造检验、试验、船运、进度质量审查、竣工验收、付款批准等重大问题的处理程序,建立代表人的通讯簿和联系制度。此外,还需定期举行季度会、月会、周会及专题会议讨论解决业主、咨询和承包商共同关心的问题。
三是项目部对于分包商特别是施工分包商的沟通主要通过协调会、工程联系单、通知单、报表、会议纪要和检查记录等方式进行。
四是项目部与总部的沟通主要通过邮件、电话和传真进行,重大问题通过专题报告请示和协商。
五是项目部内部的沟通主要采用工作例会、专题协调会、技术讨论会和内部交流等方式。
上述沟通过程所形成的所有文件,包括致函、报批文件、会议纪要、进度报告、往来邮件和内部传递文件等都必须按文件管理规定进行编目、登记并存档。
(三)做好工程组织实施
一是组织好勘测设计、沿线清障、基础试验、清关运输、施工管理;二是在项目的各个阶段做好合同管理和进度、质量、费用及风险的控制;三是与业主咨询配合做好文件报批、付款催收、过程检查、竣工验收、移交。
上述工作最关键的环节是技术审批、清关运输、施工管理和付款催收四个环节。
工程技术审批是影响国际总包项目进度和费用的主要制约因素,标准和设计习惯等差异因素往往造成沟通困难、审批过程延长、图纸和技术文件反复修改,致使工程进度延误、设计资源过度投入。这就要求设计人员要转变观念,严格按照合同规定的技术标准进行设计,对需要沟通的技术问题要事前吃透。项目部做好与业主咨询沟通协调的组织工作,缩短磨合过程、尽快达成共识。
在清关运输方面,由于设备材料发运工作在国外受准入制度、单据确认、港口规定、业主关系和清关公司信义等因素影响较大,必须事先做好深入细致的调查研究、做好全方位各环节的工作,才能确保设备材料到港后能够及时、顺利、无损地清关并运到现场。
对于EPC总承包项目,施工环节对工程的成败同样起着决定性的作用,如果总承包商在施工管理方面缺乏经验和有效的控制手段,工程执行和进度质量不可避免地要受到制约。作为总承包商,应密切关注施工进程,采取正确的策略和措施,最大限度地发挥分包方的作用。
付款催收是项目实施过程中的主要商务工作,由于当地政府机关部门众多且办事效率低下,签字审批手续异常繁杂,文件不能妥善保管、递交文件丢失现象时有发生,这都加大了工作的难度。因此,商务人员一定要做到耳勤、嘴勤、腿勤,对审批和付款程序了如指掌并对各个环节逐一进行跟踪,才能确保付款工作顺利进行。
(四)寻求公司最大支持
由于现场距离总部遥远,通讯不畅等原因往往影响国外现场与国内的沟通效果。现场项目部应设法利用电话、邮件、月报、通报、分析报告和实施计划等方式,在第一时间内将现场的真实情况和迫切要求直接传递到总部相关的办事机构并反复追踪,最大限度地寻求公司总部的支持和帮助。
国内总部需要将对工程现场的支撑工作进行经常性的规划和梳理,将具体的责任落实到相关的部门和人员,以免因职责不明造成拖延误事。
(五)管理好当地雇员
国际工程需要逐步推行本地化才有可能长期坚持并提高效率。由于生活习惯和文化背景不同,对当地雇员管理有一定的特殊性,应当注意以下环节:
一是当地雇员必需由可靠的人员进行担保并经过至少三个月试用后方可签订正式合同。司机要有正式的驾驶证和三年以上的驾龄并经过考察后方可试用。
二是当地雇员的工作内容必须在合同中明确。工资标准符合尼日利亚的有关法律并参考当地中国公司的惯例,如包括基本工资、交通费、相应的补助费(如加班费)、节假日及税费等。由于尼日利亚的各种节日比较多,需在合同中明确哪些假日是公共休假日。如:一般性的穆斯林假日不允许基督徒休假,门卫不安排统一休假日。
三是当地雇员的日常管理由后勤经理负责,包括工作任务安排、车辆调配和日常性的检查和督导。在当地重要节日(国庆、新年和古尔邦节等)应根据考核给雇员发奖金。
管理人员要尊重当地雇员的宗教和习惯,注意文化和风俗的差异性,避免出现管理秩序的混乱。
四是项目部应为聘用的当地雇员制作ID卡,并给正式签订合同的人员制作统一的工作服。
五是解聘当地雇员需提前一个月通知本人,并先收回工作服和ID卡,然后再结算工资。如果雇员自行离岗,需找担保人协商处理并收回项目部配发的公用物品。
(六)确保团队稳定
建立一支稳定高效的项目团国际经济合作2009年第8期队是项目顺利执行的可靠保证。需要重点关注以下几个方面:
1 项目经理是核心
项目经理的性格、思想境界、工作目标、管理理念和办事作风等因素对团队的影响起关键作用,直接关系到项目团队品格的形成。项目经理要在工程管理的实践中不断加强自身修养,具备坚毅果敢的性格、统揽全局的意识、海纳百川的胸怀、清晰顺畅的思路和乐观豁达的态度,才能在艰苦复杂的环境中,带出一支生力军。
2 核心成员做表率
项目团队人员一般由公司本部员工、临时聘用员工和当地雇员所组成,所谓核心人员是指项目部各主要部门的主管和骨干人员,这些人员绝大多数由公司本部直接派遣,其素质和作风对团队的建设起着十分重要的作用。关键岗位的核心人员必须坚定信念,勇于克服困难,加强团结协作,当好项目经理助手,为团队稳定和谐做出表率。
3 以德为先聘能人
在招聘人员时既要考查能力、更要看中品质,要把是否愿意去非洲长期工作,是否愿意在项目中锻炼提高,是否愿意从最基本的工作干起,是否愿意融入团队和公司文化作为选定人员的重要因素。
4 薪酬绩效应重视
要确保团队人员的稳定,薪酬问题不容忽视。出国补助需要与同一地区中国公司的标准相适应,还需根据对项目的作用、在国外的年限以及汇率变化等因素对不同人员的出国补助区别对待。另外,在奖金分配上应加大项目经理的考核权限,真正做到个人收入与绩效个挂钩,按劳、按贡献分配。
5 信任激励最关键
项目团队成员来自四面八方,个人经历和特点各不相同,每个人都希望在工作中充分发挥才干,获得理解和尊重。要想使团队始终保持旺盛的斗志,项目经理首先要做到知人善任、用人不疑和充分放权。在工作中,项目经理要注意发现和发挥每个团队成员的长处,对于在各个阶段为项目做出贡献的人员,项目部要及时通过多种方式进行激励,鼓舞士气。
6 和谐环境是保障
在国外创建一个和谐工作生活环境是十分必要的,对稳定项目团队起着非常重要的作用。主要体现在:坚持以人为管理原则让团队成员都能感受到理解、尊重和信任;建立顺畅的沟通渠道使工作衔接、信息通达,使团队成为有机的整体;通过不断地培训学习促进团队成员相互取长补短、共同充实提高;建立针对所在国安全状况和工程特点的各项安全措施,最大限度地确保人身安全;安排有序的作息和丰富多彩的文体活动保持团队成员身心健康和工作激情。
在国际工程总承包建设过程中,现场管理是一个不容忽视的重要环节,认识其特性和难点并在项目策划和组织实施的过程中高度关注和及时应对,我们就会顺利地闯过一个个暗礁险滩,最终驶向成功的彼岸。