但很多项目由于疏于资料管理，经常是项目负责人想找资料时，满屋子都是，可要找的资料就是找不到，有时甚至需重新去补资料，对项目人力及财务成本造成了损失。下面4点是工程资料管理中普遍存在通病，望重视：
1、工程项目管理重外业、轻内业对资料管理不重视！
许多工程在项目管理上存在着重外轻内的认识偏差，项目管理人员将主要的精力都放在了实体建设上面，对内业资料管理十分不重视，有些项目甚至根本没有没有专职的资料员、施工员质量员兼做资料，人员比例严重失调。
2、项目上补资料情况惯常、资料照搬照抄
工程结算是工程项目的最后一环，结算要求实事求是、体现为完整的文字说明、科学的原始数据、齐全的影像资料三者整合出来的工程资料。
而现实中，很多工程往往是事后补资料，实体工程完工后集中补项目施工资料，这就就必然是照搬照抄、屡见不鲜工程项目共用相同资料的案例，而且近年来，在国内许多地方出现了资料员批量承揽、代写施工资料的现象，是工程资料编制的一大通病！
3、工程资料编制脱离实际，数据理想化，不能成为结算依据
工程资料应该严格依据实体进度并结合施工现场编制，但有些施工资料的检查或评定记录严重脱离实际，数据太过理想，并不是对工程的真实记录。
如工程施工和工程报验、工程签证等脱节、无影像资料佐证，无完整的单项签证处理方案、或者无约束性规章制度，造成的结果是资料制作无法作为结算依据。同样、施工单位资料与监理资料不能完整的闭合，导致事项和时间的双不统一，也是工程资料的不实。
4、工程资料数据造假，为质量和安全埋下隐患
工程资料数据造假的情况，多发生在检（试）验报告、施工过程记录、还有质量验收资料的过程中。
部分工程人员擅自更改材料、替换材料，为了通过检验，臆造记录数据或出具虚假检测（试验）报告，给工程的质量和安全埋下了较大隐患。
什么是有效的项目资料管理措施？
1、健全工程资料的管理制度，管理人员持证上岗熟悉资料的管理流程，明确岗位职责
资料员、送样员持证上岗，履行自己的岗位职责，按照资料管理的流程，相互之间工作衔接，按照管理制度和流程，随工程进度和施工过程形成施工记录、工程质量检查、试验及管理资料。
工程资料随着工程施工进度同时同步进行，工程资料及时的进行收集，这样资料管理工作井井有条，不容易出乱子。
2、工程资料收集归档整理等依据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2014》及各地方城建档案管理单位的要求进行标准化管理
细化的工程资料管理制度，并对工程资料管理提出标准化管理。施工资料收集、整理、归档、移交等条理清晰，提高工作的积极性及工作效率。需注意各地方城建档案馆对资料的不同的要求。
3、在岗人员的资料重视意识培养
工程项目周期长，内容繁琐，工作面广，资料的整理还必须要及时、完整，非常考验一个资料管理人员的责任心。
4、技术部门对项目经理部进行资料交底
公司级技术部门及公司技术负责人在施工准备阶段，向施工项目部资料管理人员进行交底，将合同目标、建设单位的对施工管理资料的要求、公司的程序文件要求向项目级技术管理人员交底，并要求项目部以此为依据展开技术资料管理工作。
5、培养专业技术水平合格的工程资料管理人员
熟练合格的专业工程资料管理人员，工程资料不容易出错，施工企业应当培养合格的专业管理团队，定期组织资料管理相关人员进行技能培训，学习规范标准，提高职业素质。
6、资料汇编和材料试验计划由项目技术负责人编制，并向项目经理部资料员交底
在工程施工准备阶段，工程项目级技术负责人要首先理解整个工程项目的特征，并根据合同条款、项目管理规划等编制详细工程资料管理实施计划、试验计划。
经公司级项目技术负责人审批后，报送工程监理工程师审阅。实施计划对单位工程进行项目划分，材料试验划分试验批次，可以有效避免施工试验落项。
7、建立并填写台账制度
建立健全材料进场验收和材料复试台账，并要求资料员及时进行记录，避免材料验收落项。健全的进场验收台账能够有效的防止不合格的材料进入施工现场发生错用误用现象。
8、提供符合规范及设计要求的原材料及质量证明文件
原成材订购时，要求合格供应商提供证明材料质量的质量证明文件，随同原材同时入场，经项目部检查验收并核对无误后，报送监理单位验收，材料及时复试，由约定的检测实验室出具合格试验报告后，才可用于工程中。根据材料供应计划，保证材料复试的超前计划性，以免因材料检验耽误工期。
9、项目经理部每月对本项目资料进行自检
主体分部工程验收前核查工程资料要及时准确完整有效，按时核对，防止滞后发现问题，保证工程资料一次性验收完成。
10、工程竣工前整理检查工程资料，做好工程资料移交工作
工程竣工前，对资料检查核对无误后，施工企业与建设单位联系做好资料的交接工作，依据合同、建筑工程资料整理归档规范，各个地方建筑工程档案的归档要求进行编制，组卷装订，按时向建设单位移交工程竣工资料，做好移交记录，完成资料的移交，并协助建设单位进行城建档案馆备案工作。
工程人要懂哪些资料知识？
项目上光靠一个资料员，能做好决算资料管理吗？很多项目上将资料员定为决算资料管理的第一责任人，这是个极大认识错误！
作为技术负责人/项目经理来说，在资料管理方面又应该承担什么角色？合格的技术负责人、项目经理到底应该掌握多少资料知识呢？
工程项目决算资料管理，涉及从资料收集、编制、申报、跟踪、到后期整理、归档等贯穿项目施工0-100阶段的一系列工作，项目决算资料管理逻辑紧密，环环相扣，且责任重大。
资料员应该是所有技术负责人/项目管理者必须要经历的一个岗位，所以在此岗位的技术能力储备是非常有必要的！