重视契约精神和证据原则
从管理角度构建的理论原则维度来看，费用管理的核心依据就是合同，它载明了价格形成的模式和依据，界定了合同内外和索赔事项，对费用管理的运作具有指导意义。而不管是合同的执行还是费用的管理，从其法理性质来看，是证据的不断形成、提出、验证的过程。合同与证据对于费用管理缺一不可，所以，对合同契约精神和证据原则的重视，必须作为费用管理工作中时刻紧绷的弦，贯穿各阶段的业务流程。
1.1重视契约精神，重构流程体系
实践中，承包商在项目实施过程中几乎都会出现两个问题，一个是工作想当然、不按要求来，另一个是部门流程脱节、各自为政。以设计变更为例，承包商不看业主具体规定，就按照自己的变更流程执行，然后因为格式问题、缺漏项问题反复修改，而这个变更可能就是因业主口头的一句话而产生的，若涉及费用主张，则会造成变更依据不足的情况，导致费用索赔失败。其根本原因是不重视合同契约精神。
所谓重视契约精神，就是要以甲乙双方形成合意的合同为依据执行费用管理，即按照合同要求仔细梳理，形成以合同费用为主的流程体系，重构承包商自身业务流程，以便于更有效地执行合同。只有根据合同和规定重构自身的制度流程，才能有效执行合同，完成合同标的。
1.2重视证据原则，强化证据管理
实践中，最让费用管理人员头疼的就是审计人员，在审计人员提出的诸多问题中，最主要的两类是不合规以及依据不充分带来的一系列问题。而这两类问题的本质是证据问题，即明确定量适当、定性适当和流程适当的依据是什么。以签证为例，乙方提交了一个8万元的签证，这8万元所依据的工程量依据、计价依据，判定为合同外的依据，以及不需要提交公司层面审批的依据是否存在、是否有效、是否合理，这是需要甲方人员予以明确的。如果忽略了，审计人员一定会提出来。
与财务相关岗位相比，各单位在费用管理上，对证据（对应会计中的凭证）的规范性要求明显不足。虽然执业要求在逐渐完善，但在具体实施过程中，更多的是一种被要求而不是自发的行为。所以完善的费用管理制度，要求自觉的强化证据管理，具体要求如下：
1证据链要与费用链相匹配
工程项目的费用链可以分成四个层面：基础数据层，即广义的计量层面，包括工程量、水电单据等；费用转化层，即计价层面，将各个种类的量转化为对应的价的层面；明细汇总层，即将各种类的价形成相应款项的逻辑关系；费用概况层，即反映项目费用管理的概况。
与之对应的证据链则分别是事实和计量依据、计价依据、款项构成依据和概况编制要求和费用链本身。
2证据要按事归类
按文档类别和流水码归类是文档工程师的工作要求，而费用管理人员应避免这种做法，而按事归类，因为文档对于费用管理人员来说，处理的是文档内容而不是文档本身。
按事归类，有助于保证证据的完整性和连续性，有助于了解事情的来龙去脉及工作交接，有助于减少后期文档检索时间，避免后期考古工作。不论这件事件跨度有多久，都可以及时理清思路、掌握证据。
3证据要满足规范性要求
满足规范性要求即要求证据要满足《民事诉讼法》第八章、《最高人民法院关于适用中华人民共和国民事诉讼法》的解释》90-124条（法释[2015]5号）、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（法释[2001]33号）中的相关规定。
工程合同与其他合同相比，具有标的物特殊、合同内容繁杂、履行期限长等特点，过程中必定会出现纠纷，当调解不成时，就会走向仲裁或诉讼。充分而有力的证据和依据可以提高纠纷解决效率，在减少企业支付相关费用的同时获得应有的补偿。