如何备案
工程变更备案办理条件
已按规定完成施工招标投标程序，已经签订施工合同，并开始施工
财政性资金投资招标工程的变更根据有关规定报政府指定审计机构备案
单项工程变更超过50万元或超过合同价5%的，建设单位应当在变更指令发出后5个工作日内，将变更原因、变更内容等报工程造价管理机构备案
工程变更备案提交的资料清单
《建设项目工程变更报告备案表》
工程变更资料（包括：工程变更指令单、设计变更图纸、工程签证单、洽商记录等）
变更过程的影像证据资料（仅限于事后无法核实的变更，如拆除变更或隐蔽项目的变更等）
其他相关资料
工程变更备案的主要内容
工程变更内容是否与招投标文件、施工合同实质性内容约定有背离
工程变更依据是否充分
工程变更内容是否合理
工程变更程序是否符合合同约定或规定审批程序
办理时限
5个工作日（自申请单位交齐上述规定资料之日起计算，确有必要延长备案期限的，应当经备案机构主管负责人批准）。
合同备案程序
第一步 建设单位在建设工程造价网办事指南中下载或到建设工程造价管理站合同管理科领取《建设项目工程变更报告备案表》如实填写或打印，并按要求备齐工程变更备案应提交的资料
第二步 建设单位向建设工程造价管理站合同科提交工程变更主要原因分析报告备案表及各种工程变更备案清单资料，并领取备案受理回执
第三步 备案机构组织造价专业人员进行备案，必要时召集相关单位了解情况及实地核查
第四步 建设单位凭备案受理回执领取备案通知书
存在问题与对策
问 题
不履行审批手续随意变更；
变更签证事项与施工合同约定不符；
变更签证资料不齐全；
变更造价控制不当。
对 策
（1）强化内部审计。主管部门和建设单位的内部审计机构，应当承担起建设项目审核监督职责，并且突出项目变更事项的监督。在专业力量不足的情况下，通过购买服务的方式借用社会力量，完成审计，既达到了监督和服务目标，提高效率。
（2）加大追责问责力度。对因勘察、设计、监理等单位工作失误造成的变更，应由相关主管部门进行通报，并记入不良行为记录；对因建设单位违规造成的工程变更或弄虚作假的，由相关行政监管部门予以行政处罚，对问题严重或者造成严重后果的，要追究责任单位和相关责任人的责任。通过加大追责问责力度，形成高压态势和震慑效果，不断规范工程变更行为，增强责任意识，有效控制工程造价和投资规模。
应注意的细节
工程变更超过合同规定工程范围
在工程建设中出现工程变更的情况时，要注意工程变更不能超出合同规定的工程范围，若超出该范围承包商有权不执行变更内容，或可采用先定价格后进行变更的形式进行工程变更。
承包商不能擅自作主进行工程变更
在施工过程中常出现承包方擅自变更工程的现象，导致工程索赔出现问题。因此，若发现图纸错误或须进行变更的工程内容时，要首先上报工程师，经同意后按照规定程序进行工程变更。否则变更后不仅无法得到应有赔偿，而且还会为今后的工程增添麻烦。
承包商在签变更协议时须提出补偿问题
在对工程变更进行商讨和变更协议的过程中，需明确提出索赔问题，保证在执行变更前就对索赔补偿的范围补偿办法、索赔值的计算方法、补偿款的支付时间等达成一致，并签订合同，以此避免后期工程出现纠纷。
重视设计时图纸质量
设计中存在的缺陷和漏项，会直接影响建设单位工程量清单的合理性和准确性进而会影响工程量的错误。建设单位在与设计单位签订合同时，应对设计单位资质进行详细的审查，对工程各种指标进行详细的规定，重视设计图纸的质量。设计图纸准确可使概算所得的工程量和费用准确，从而可以在最初的阶段，把一些因设计错误导致的工程变更有效防止。
专业人员管控现场工程变更
一般都是由施工单位提供变更申请单和现场签证单，由工程师签字盖章。工程师需要具有法律、合同、谈判、工程技术的知识和一定的施工经验，这项工作也是一项技术性很强的工作，应严格控制签证操作，减少工程变更的次数。在施工过程中应严禁通过工程变更扩大建设规模，增加建设成本。
注意建筑材料的采购
材料费约占工程总造价 50%～70%，所以在确定施工方案前，就要把建筑材料都确定下来，不要轻易更换，否则一旦造成工程变更，会使成本大大增加。充分了解当地建筑材料的供应量、特性，以及当地人的生活状况、生活水平、政策要求，并分析施工单位的施工能力，从而选择美观、实用、价格相对于当地人的生活水平适中的建筑材料。在开工后，尽量不要更换材料，减少此类工程变更。