1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。
2、移交资料类别必须齐全，内容完整。
3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。
4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。
5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。
6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求(一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：竣工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
作为资料员的你，知道工程移交资料要求吗？_2
竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（图章示例见下图2）
作为资料员的你，知道工程移交资料要求吗？_3
9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。
10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。