在现行基建活动中，建设工程项目开工之前，首先要对工程进行工程预算，施工结束后再进行决算。进行工程决算时，一般有两种情形：一种是工程款项一次性包到底的合同，决算时以预代决。这种情况基本都是较小工程或简单工程。另一种情况就是根据工程量、难易程度，按照实际的定额和预算程序，进行正常合理预算，作为决算依据。如果工程施工中需追加和补充，工程结束后，按设计变更和实际造价进行追加决算和补充决算，其中设计变更内容必须真实合法。最终形成的决算经有关部门审查后，就作为工程档案的重要内容进行归档。
工程决算的数据是工程建设记录的积累，也是参与者在工程建设活动中的历史记录。准确的数据之于整个决算的重要性是不言而喻的，它贯穿于整个工程建设的始末。随着建筑行业的规范化，工程档案的作用日趋重要，工程决算书在档案中的地位也越来越重要，对工程档案中的决算书真实、可靠性的要求也越来越严格。
工程决算是甲乙双方共同核准认定的经济文件，进行工程决算时对追加或删除款项，最后都要予以认定。工程工程档案归档后，即产生法律效力。
决算书内容包括预算用计算表、材料表、人工表、机械表、取费标准、决算价值等。决算书的封皮上必须有甲乙双方单位的印章、单位领导签字、决算编辑人签字、审查部门的印章及决算产生的具体日期。
施工过程中，常常会发生一些不可预见的情况，需经合法的设计变更，变更内容要详细、明确、不落项，更改程序和手续完备、章戵齐全，才能作为工程决算的依据。
工程决算是工程在施工过程中，甲（建设方）乙（施工方）双方的经济行为的真实记录。在工程档案中，决算时合理决算工程款项的依据，同时也是查找工程质量责任者的依据之一，更是工程参与者职责行为是否合法的一面镜子。
但是实际中，人们对工程决算归档并没有正确和足够的认识。在建筑市场不规范、制度不健全的情况下，施工单位常垫资建设，急于开工，对工程预算没有进行认证研究，在施工过程中设计变更，更改手续不健全，造成延误后，双方为工程款争持不下，产生了纠纷。可是施工单位往往不懂工程决算，也没有专业的人员来编制决算书，所以通常都会选择委托第三方进行编制。