第一、递交投标文件的法定代表人或其授权委托人未携带身份证，或者未按招标文件规定提供有效的社会保险缴纳证明。招标文件对供应商授权代表的身份确认方面，通常要求在投标文件内或者递交投标文件时提供法定代表人身份证明、授权委托书，开标前提供身份证（有的工程项目同时要求提供社保缴纳证明）予以确认，但有的供应商因疏忽未携带身份证，或提供的证明无效，从而导致投标文件被拒收。
第二、供应商因故迟到。实践中，经常有供应商在投标截止时间刚过时抱着标书匆忙赶到会场。按《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十八条规定，开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，按政府采购公开、公平、公正和诚信原则，迟到的投标文书将被视为废标。
第三、供应商更换单位名称递交投标文件。供应商递交投标文件时的单位名称与购买招标文件时的报名单位名称不一致，且没有提前告知采购代理机构。许多招标文件规定招标人必须购买招标文件并登记备案，一些供应商想当然地认为只要购买了招标文件，就可以随便以一个单位或者代理商的名义参加投标。而实际上，开标现场递交投标文件的单位名称必须与报名时相一致，如有变更必须在招标文件出售截止时间前告知采购代理机构，或到工商部门开具单位名称更正证明。
第四、其他情形。供应商的招标文件密封不符合要求，采购代理机构在接收标书时应对投标文件密封情况进行检查，发现情况应及时告知供应商在现场弥补这一缺陷；供应商保证金交纳情况不符合要求，如未到达指定账户、现场递交的保证金票据单位名称与供应商名称不符等。
在评标环节，评委会对投标文件判定无效的情形主要包括以下几种：
第一、提交的营业执照无效。如营业执照经营范围未涵盖招标文件规定的采购内容，或招标文件规定供应商应具有独立法人资格，而供应商提供的营业执照为个体工商户营业执照等。
第二、招标文件要求提供质检报告的，供应商未提供、提供的质检报告期限不符合要求、质检报告中的技术参数检测值偏离招标文件规定的技术参数或者提供质检报告与所投产品不符等。
第三、代理商参加投标时提供的制造商针对本项目的授权书无效。如制造商所盖印章为合同专用章或为销售部印章等，或投标产品与授权书不符等。
第四、资格证明文件不齐全导致资格审查不能通过。
第五、投标文件签署不符合要求。如法定代表人授权的代理人未签字或盖章；工程投标文件报价封面，造价人员未签字并盖专用章。
第六、投标文件存在重大偏差，造成实质上不响应招标文件要求。如交货期、质保期、付款方式不满足招标文件要求；技术方案、规格技术标准不符合；未按招标文件要求列出设备的详细配置、技术指标或复制招标文件中的技术要求，导致评委会无法比较和评审；开标一览表大写金额与明细报价汇总不一致等。
第七、要求提供样品的，供应商提供的样品不全或提供的样品质地、规格明显与招标文件规定的产品不一致。
第八、供应商对当前的政府采购政策把握不足。如招标文件要求采购产品属于政府强制采购节能产品范围内的，投标人所投产品必须在最新节能产品政府采购清单的强制采购节能产品范围内，否则其投标将被拒绝；如建设工程类项目中，投标人所投工程施工人工工日单价低于行政主管部门规定的标准、规费和安全文明施工费用未执行新的费率标准、预备金等暂列金额未计入投标报价内或与招标文件规定不一致等。
此外，还有供应商因串通投标而导致项目废标，如投标文件异常一致或投标报价呈规律性差异。
项目废标往往需要重新发布公告，重新组织开评标工作，对采购人、供应商、采购代理机构等当事人来说，无疑将浪费巨大的人力、物力及时间。作为采购人和采购代理机构工作人员，有必要避免类似情形的发生。
第一、招标文件编制要规范、准确，不得任意提高标准，对货物类项目，招标文件规定的技术参数不得具有针对性，资格、技术、商务条件应与实际需要相适应。招标文件应清晰罗列资格证明文件，字体加粗，以对供应商起明示作用。此外，在招标文件前言最好加上投标注意事项字样，提醒供应商认真检查资格证明文件和注意招标文件规定的重大偏差等内容。
第二、供应商报名环节，对于潜在供应商数量较少，竞争不够充分的项目，应要求供应商在报名时提供相应的资格证明文件复印件。这一做法并非为了限制供应商报名，而是提前对供应商的资格证明文件进行初审，如果资格证明文件有瑕疵或者不符合要求，报名受理人员要及时告知供应商。
第三、对可能引起废标的情形做出预判，在开标前一二天与报名供应商沟通，要求供应商进行自检。如落实保证金交纳情况，核实供应商名称等。
第四、评标环节，应要求评审专家对所有供应商一视同仁，客观公正，严格执行招标文件规定的评审标准，不得对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。如供应商的投标文件被审查无效，应及时告知供应商，说明原因让其心服口服，避免引起质疑和投诉，同时让供应商吃一堑，长一智，避免以后再发生类似情况。