一、工程函件
(一)需要发函的几种情形
1．催告对方履行义务。
如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。
2．向对方提出意见、异议、建议。
如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。
3．向对方提出请求、要求。
如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。
4．向上级或主管部门汇报工作。
如向上级公司汇报近期工作安排，向主管
部门汇报工作等。
(二)几种主要函件的写法
1．催款函。
催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程中比较常见。
首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如请尽快支付2007年5月进度款的函，请尽快支付工程款的函；
其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如根据合同约定，贵司应在 年 月 日前支付上月进度款 元，但贵司至今未支付；
再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如我司已于 月 日、月 日发函至贵司催促，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；
最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。
2．催结算函。
催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。写催结算函应注意：
首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；
其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如年 月 日我司将结算书送交贵司，送审价 元，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；
最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
3．通知解除合同函。要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。施工人向对方发出解除合同函应注意：
首先，发函要慎重，发函前最好征求律师意见，慎重考虑发函依据及发函可能造成的后果；
其次，内容要有依有据，通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解除合同的条件；
最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第94条给对方宽限期，故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽限期。
另外施工单位在所有发函中应注意，不要为眼前利益而自认违约或其他不利，而成为今后向对方索赔的隐患。如有的施工单位为了让甲方提前支付工程款，情愿按对方要求在函件或报告中自认工期、质量等错误；更有甚者，由甲方写好函件，施工单位直接盖章了事，孰不知这正中甲方圈套，在日后纠纷中就成为一份最直接的违约证据。
(三)发函的签收、确认与保留
发函的签收应以今后可作为证据使用为原则，注意保证其证明力。
第一，应注意函件的形式。
函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。
第二，应注意函件的签收形式。
函件的签收应直接在函件上签收，写签收人及日期，不要只采用签收本签收的方式。因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真正名称不一，或者函件名称无法反映内容的，有的施工单位根本不写函件名称，只写一个字函，这样根本无法证明对方签收的内容是什么。
第三，应注意签收人身份。
函件签收人应注意最好由合同约定的签收人、或对方代表人、或指定收发人签收，以便于今后证明其身份。因为案件中常有当事人否认签收人为其员工，对签收人身份不认可的情况，故为确保函件签收效力确定，最好应由上列人签收，如上所列人不能签收的，则应注意需有其他相应文件能证实签收人的身份。
第四，如遇对方拒签时，可采用快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式。
此时应注意快递单上写明文件内容、页码；若是比较重要的文件，如结算
书等，则建议采用公证快递的方式。
第五，应注意保留原件。
函件的一个重要作用是万一有纠纷时作为证据，而证据则必需有原件，如无原件则无法辨别真伪，故施工单位应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。
(四)收到函件的处理
1．签收确认。
应做好签收记录，包括签收时间。对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备查询。
2．如有异议应及时回函。
对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。
3．如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。
如无新意见，则不必回函。
二、会议纪要
会议纪要是各方参加会议内容的记录，施工中常见的有例会纪要，即施工过程中每周召开一次，由监理、施工单位、甲方参加的工程例会的纪要，一般在会后由监理公司整理后发给参会单位。施工单位对会议纪要应注意如下事项：
1．在例会中应提出施工时遇到的困难，如资金、人工、气候、甲方配合等，收到例会纪要后应认真检查纪要是否真实，是否全面，特别是甲方有当场表态、认可事项，应注意不要疏漏；如发现纪要有误的，应及时发函致监理公司及甲方，要求更正。
2．例会纪要应注意保留原件，一般由监理加盖蓝色印章。
3．其他会议纪要如涉及会议参加各方对某项内容达成一致时，该会议纪要系合同的组成部分，应注意会议纪要应由几方盖章签字。
三、通知、函件送达的合同约定
建设工程合同标准文本具体规定通知送达的要求为：发送或派专人送达到专用条款指定的地址。若一方拒签另一方通知，另一方则以特快专递等专用条款约定的方式将通知送至专用条款中指定的地址，视为送达。
合同约定的地址一般为注册地址，实践中一般在施工项目现场交送通知。如在现场由合同约定的专人或明确的现场监理、建设单位现场工程师签收，也符合合同与法律的要求，但其拒签的，则应按合同约定方式、地址送达。