1引言
在项目管理中项目质量与项目成本、项目时间构成项目管理的三大目标,也是项目成功与否的关键因素。这三大目标互相影响、互相制约,最终目的就是要保证项目能够在合理的时间内,用尽可能低的成本达到尽可能高的质量水平。因此,项目质量管理是项目管理的重要内容之一。项目质量管理对于确保实现项目的目标并最终使项目的顾客和相关方满意起着决定性作用。
预研项目全过程质量管理就是对项目立项过程、实施过程和验收过程三个基本过程实施质量管理。它包括两个方面的内容:其一是项目工作质量的管理,其二是项目产生物的质量管理,两者的有机结合才是质量管理的最高境界。也就是说,不仅要对项目全过程进行识别和控制,还要对科研主管部门、承研单位、项目组统筹考虑,协调管理,才能对预研项目实施有效的全过程质量管理。
2目前科研院所预研项目质量管理存在的问题
2.1项目论证不足,前景难预料。
预研项目都是研制单位依据项目指南和技术发展需求,根据自身能力和条件而申报的项目。往往缺乏必要的论证或论证不充分,方案不完善,造成后续的研制工作先天不足,易导致技术可行性和方向性问题,而使研制工作中方案不断变更或试验件的不断返工,造成人、财、物的巨大浪费。
2.2没有质量目标,质量难保证。
预研项目的特点决定了项目的质量目标很难完全用量化的方法控制,在预研项目的计划中对项目的质量计划大多是定性的、功能性要求。预研项目的质量有时需要较长时间甚至要等到物化后才能显示和反映出来,具有隐含性,难以考核。
2.3过程管理不严格,状态不受控。
在项目研制过程中,缺乏标准化,没有对主要过程和关键过程设置质量控制点;每个阶段完成时,也没有进行阶段审查,使隐藏的错误带入到下一阶段。无法对项目的结果和品质进行有效监控和管理,易使研制工作处于失控状态,从而影响研制质量。
2.4负责人的作用未发挥。
负责人作用的发挥是影响预研项目质量的关键因素。影响负责人作用发挥的主要因素有科研环境、责任心、科研作风、组织能力、技能水平、时间投入等。责任心往往比技能水平更重要,应建立科学的激励与约束机制,促使负责人的积极性不断提高创造性不断发挥、高质量成果不断产生。
2.5项目经费紧张,使用不合理。
预研项目经费的投入不大,通常不足以支撑整个项目的研制,统筹不好会导致计划拖期或者根本无法完成任务要求。如何将最少的投入得到最有效的利用,必须平衡好项目管理中三大目标的内在关系。经费使用不当也是预研项目管理中比较突出的问题,盲目、滥用势必影响项目完成质量。
由此可见,预研项目在研制过程中一旦出现质量问题,会导致研制周期延长,成本增加,最终无法按期保质地完成任务书或合同的要求。因此,质量管理就显得尤为重要。只有实施项目全过程的质量管理,才能全面保证项目研制质量。
3质量管理在预研项目全过程管理中的实施
预研项目按过程管理可划分为三大基本过程:立项过程、实施过程和验收过程;按管理阶段可划分为规划与指南、论证和审批、年度计划、组织实施、验收与鉴定五个阶段。全过程质量管理应该贯彻到过程的各个阶段,每一阶段达到预定结果后才能进入下一阶段。其流程如下图所示。
3.1立项过程
立项过程是科研活动的起点,好的开始是成功的一半,立项的质量直接影响到项目最终完成的质量。立项过程环节多、时间长、牵涉面广、不确定因素多、决策要求高。
3.1.1规划和指南
在项目申请之初,上级主管部门会让各个院所编制科技发展规划,经过筛选形成项目指南正式下发所属院所,期限一般为五年。规划和指南是科研立项的直接依据,用于指导预研项目的论证和审批。其如何编制直接影响到规划和指南的质量,更关系到科研院所的切身利益。
所科技部门会从总体发展目标、发展思路、重点支持的领域和方向、重大预研项目、政策措施等方面组织研究部来编制规划与指南,因为强调宏观把握和顶层设计要求,编制好的规划和指南经单位技术专家审核、同意后,在部门之间、学科之间、领域之间进行权衡后方可上报。
3.1.2论证和审批
首先是上报项目建议书,上级主管部门对预研项目分类进行论证和审批。这是立项过程中最关键的阶段,严把质量关才能确保项目顺利通过论证和审批。
科技部门会根据下发的预研项目规划和指南,围绕预研项目的必要性、研究目标和主要内容、研究经费的合理性、应用前景等方面组织研究部开展预研项目论证,编制预研项目建议书,力求从格式、内容、经费等方面使建议书更符合上级的要求,然后经分管技术专家审核后报上级主管部门。
项目建议书批复下来后,科技部门会按照批复中明确的时限要求和规定的格式上报预研项目任务书。任务书与建议书编制的侧重点不同,任务书重点论证研究方案可行性、主要进度节点和阶段目标要求、任务分工、研究周期、研究经费细化测算等。科技部门会组织专家对编制好的任务书进行所内评审,主要审查预研项目与建议书批复要求的符合程度和任务书格式的完整性。科技部门还要确定项目参研人员、相关项目立项情况、已有条件与配套措施、自筹经费的落实等方面。修改后的任务书报分管所领导审核盖所公章报出,等待批复。
3.2实施过程
项目任务书批复以后,科技部门严格按照年度计划要求和有关规定,指导、督促承研单位完成科研任务,及时协调处理各种问题。重大事项,报上级主管部门协调解决。此过程是预研项目全过程管理的重点和核心,主要是指预研项目立项后组织实施直至项目验收前的这一过程。
3.2.1年度计划
项目任务书批复下来后,上级主管部门会要求上报年度计划建议,对其进行审核和综合平衡,分批下达预研项目年度计划。年度计划是预研项目组织实施和监督检查的重要依据,明确当年科研任务的目标要求、主要研究内容、科研进度节点和成果形式、年度经费安排数等。
科技部门在部署年度计划编制时,严格以批复的项目任务书要求为输入,编报里程碑计划节点。上报的计划要适度,松了必然影响进度不能按期验收,紧了势必造成后续的管理环节步步被动,难以保证完成主管部门的考核。这个度是由技术专家来把握的,确保年度计划的准确性、可考核性和可实施性。
3.2.2组织策划
科技部门组织项目负责人对实施过程进行策划,策划是建立在项目组充分讨论的基础上的,最终形成项目的技术实施方案,其内容包括:项目意义和作用、研究目标与成果、主要研究内容及关键技术、技术方案、任务分工、进度及经费安排、重要节点的设置与检查方法等等。策划的输出都形成书面材料,并经所内专家评审,层层严格把关,最后通过上级主管部门组织的方案评审。这些策划真实客观地反应了项目的实施路线,同时也是考核个人工作的依据。
3.2.3监督检查
监督检查是实施过程控制的主要手段,内容有季度检查、半年度检查、年度检查和中期评估,方式有书面报告、抽查、现场检查和阶段评审等。科技部门采用逐级检查的方式,即分系统向总体汇报,总体对分系统汇报情况进行汇总,向科技部门汇报,科技部门再汇总向技术专家汇报,经审核后报上级主管部门。这种方式保证了报告的质量和检查的效果,又提高了工作效率。对于检查中发现的问题及时分析原因并采取相应措施,确保项目保质保量完成。
3.2.4经费管理
科研经费管理的核心是:预算合理、执行严肃、结算准确、拨款及时。按职责,经费预算和决算是由科技部门来完成的。上报给主管部门的项目季报和年报中经费使用情况也是由科技部门填报的,因为财务提供的数据中挪用公摊费占了许多,经费使用比例不合理,也不是专款专用。科技部门通常以当年任务书为依据,根据经费开支情况,合理填报八大经费,有事业费拨款的单位工资费不允许出现,使预决算相对应,并符合主管部门经费管理规定,以保证通过项目最终验收时的经费使用审查。
3.3验收过程
验收过程是由主管部门来组织对承研单位的科研完成情况进行全面检查的过程,是科研过程中的最后一环。主要审查任务书规定的各项目标和内容完成情况、经费使用情况、研究成果应用情况及知识产权管理和成果转化情况。
3.3.1材料准备
验收材料的合理组织是验收的基础,应繁简适当、重点突出。 验收过程主要是对验收书的审查,验收书包括科研工作总结报告和财务决算审计报告,验收书如何编写关系到验收的效果。科技部门对照任务书的有关内容(如研究目标、研究内容、预期成果、关键技术、技术文件)来设置编写提纲,并仔细核算财务决算报告和审计报告,保持一致。验收书上报前要进行所内预审,由分管所副总工程师专家对预研项目全过程、结果和应用、突破关键技术以及验收意见等的描述总把关,确保项目通过验收。
3.3.2成果鉴定
鉴定是确定预研成果水平的重要手段。鉴定时应尽可能收集证明成果水平的客观评价资料,如文章发表的档次、数量、引用情况,查新报告,成果的反响与应用情况等,鉴定结论应准确科学,注重对水平的评价。
综上所述,科学编制规划和指南,发挥承研单位的审查作用,是提高立项过程效率与质量的有效手段;对实施过程进行认真策划,注重负责人作用的发挥,加强科研经费管理,是保证实施过程质量的有效手段;合理组织验收材料,加强成果的鉴定,是保证验收过程质量和科研成果效益最大化的有效手段。对预研项目的主要过程实施分阶段质量管理,有利于掌握研制进度和解决关键技术,从而实现预研项目全过程质量管理,同时,发挥了技术负责专家的技术引领和指导作用。
3.2.3监督检查
监督检查是实施过程控制的主要手段,内容有季度检查、半年度检查、年度检查和中期评估,方式有书面报告、抽查、现场检查和阶段评审等。科技部门采用逐级检查的方式,即分系统向总体汇报,总体对分系统汇报情况进行汇总,向科技部门汇报,科技部门再汇总向技术专家汇报,经审核后报上级主管部门。这种方式保证了报告的质量和检查的效果,又提高了工作效率。对于检查中发现的问题及时分析原因并采取相应措施,确保项目保质保量完成。
3.2.4经费管理
科研经费管理的核心是:预算合理、执行严肃、结算准确、拨款及时。按职责,经费预算和决算是由科技部门来完成的。上报给主管部门的项目季报和年报中经费使用情况也是由科技部门填报的,因为财务提供的数据中挪用公摊费占了许多,经费使用比例不合理,也不是专款专用。科技部门通常以当年任务书为依据,根据经费开支情况,合理填报八大经费,有事业费拨款的单位工资费不允许出现,使预决算相对应,并符合主管部门经费管理规定,以保证通过项目最终验收时的经费使用审查。
3.3验收过程
验收过程是由主管部门来组织对承研单位的科研完成情况进行全面检查的过程,是科研过程中的最后一环。主要审查任务书规定的各项目标和内容完成情况、经费使用情况、研究成果应用情况及知识产权管理和成果转化情况。
3.3.1材料准备
验收材料的合理组织是验收的基础,应繁简适当、重点突出。 验收过程主要是对验收书的审查,验收书包括科研工作总结报告和财务决算审计报告,验收书如何编写关系到验收的效果。科技部门对照任务书的有关内容(如研究目标、研究内容、预期成果、关键技术、技术文件)来设置编写提纲,并仔细核算财务决算报告和审计报告,保持一致。验收书上报前要进行所内预审,由分管所副总工程师专家对预研项目全过程、结果和应用、突破关键技术以及验收意见等的描述总把关,确保项目通过验收。
3.3.2成果鉴定
鉴定是确定预研成果水平的重要手段。鉴定时应尽可能收集证明成果水平的客观评价资料,如文章发表的档次、数量、引用情况,查新报告,成果的反响与应用情况等,鉴定结论应准确科学,注重对水平的评价。
综上所述,科学编制规划和指南,发挥承研单位的审查作用,是提高立项过程效率与质量的有效手段;对实施过程进行认真策划,注重负责人作用的发挥,加强科研经费管理,是保证实施过程质量的有效手段;合理组织验收材料,加强成果的鉴定,是保证验收过程质量和科研成果效益最大化的有效手段。对预研项目的主要过程实施分阶段质量管理,有利于掌握研制进度和解决关键技术,从而实现预研项目全过程质量管理,同时,发挥了技术负责专家的技术引领和指导作用。