一、坚持正本原件归档制度。归档正本必须原件齐全，不得以复印件代替原件归档。副本允许复制件，但验收以正本档案为准。
二、归档范围内的文件材料完整齐全，成套集中，各个参建单位、各个阶段、各个专业、各个环节产生的文件材料必须齐全，统一管理，作好验收准备。特别是消防设计许可证、合格证、验收结论书，规划、建设许可证，环保设计批准文件及验收文件，征用土地文件、土地使用证书、房产证书，开工报告、单项工程竣工报告、移交使用文件等必须齐全。
三、工程竣工图与设计变更通知单配套，经过专业技术人员审核无误（技术鉴定），并在竣工图指定位置加盖规范的竣工章，由竣工图编制单位、建设单位、监理单位两级技术负责人签字。若有完整、准确、系统、规范的竣工图册，可在分面的标题和编制单位中间加盖竣工章，签字，每张竣工图不再重复签字。
四、可行性研究报告、初步设计文件、工程概算的编制、初审、批准人员必须亲笔签字，以使其具备法律效力。
五、非达标项目经过专业技术鉴定的文件，由专业技术人员按照专业初步整理，编制案卷、文件移交目录。达标项目工程档案，必须按照有关分类表，进行规范的分类整理。
六、工程档案中存在的问题，应在申请验收之前，及时与电力档案馆联系，协调解决。
七、工程档案自检，由档案部门组织专业档案人员进行，工程技术人员配合。其他部门因不了解档案管理的原则、标准、要求、方法，不得代行档案部门职责，组织自检。否则，自检成绩无效。
以上七条必备条件，由工程建设单位统一组织实施，各参建单位紧密配合。尚未具备以上必备条件的项目，不得申请验收。