《工程造价管理信息系统》是一项信息化项目,对这个项目管理的关键是确定项目范围，也就是说范围的确立是项目建设的基石。在以往的信息化建设失败的项目中，80%的是由于项目的范围不明确而造成的，一个项目的成功的关键因素之一是对项目的范围的把握，信息化项目管理中最重要也是最难做的一件工作就是确定信息化项目的范围。范围是指产生项目产品所包括的所有工作及产生这些产品所有的过程，项目干系人(参与项目和受项目活动影响的人)必须在项目要产出什么样的产品方面达成共识。项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。《工程造价管理信息系统》项目是为特定的用户（X X X单位）量身定制的一个特殊的产品，其产品将为本市广大工程造价管理人员、工程建设单位、工程施工单位、工程造价中介机构提供信息服务及为管理决策部门提供决策依据。近十年来项目管理一直收到各界人士的重视，项目管理已经形成比较系统的知识体系。本文试图通过笔者在XXX单位从事《工程造价管理信息系统》项目范围管理的实践、思考及建议，希望对行政性事业单位开展信息化项目建设有所启迪。
一、XXX单位简介
XXX经上海市建设委员工会批准，受其委托，承担本市工程建设标准、定额日常管理职能，同时也承担着华东地区标准设计协作办公室的组织工作。XXX单位下设6个职能科室，即办公室、总师室、信息管理科、定额管理科、标准管理科、监督管理科。主要职责为：
1、贯彻执行国家、本市有关建筑和建材市场管理的政策和法规；
2、负责组织编制、实施本市地方工程建设标准、规范、标准设计、预算定额、概算定额、估算指标和费用计算规则等；
3、负责收集、整理、发布建设工程造价要素和信息；
4、负责组织对工程建设强制性标准的实施进行监督管理；
5、指导并推进本市工程建设领域标准化工作。
二、《工程造价管理信息系统》项目背景
（一）《工程造价管理信息系统》项目提出的背景
开发《工程造价管理信息系统》是履行XXX单位行政管理职能和推进本市逐步建立适应社会主义市场经济的工程造价计价模式迫切要求提出的。随着市场经济体制改革的深入，我国的工程造价管理体制也不断的改进，其改革的最终目标是改变由传统的政府制定工程定额（工程的消耗量与价格合一）的造价计价模式
逐步建立适合市场经济的计价模式。目前，上海工程造价管理机构收集、整理和发布的各类工程价格信息，严重滞后于本市、国内建筑市场，其手段和管理方法不适应于市场经济的要求，必须加快建立和完善工程造价信息网，研究开发工程造价管理信息系统。通过网络系统发布上海工程造价有关信息，为政府投资（包括外资）或参与建设项目各方（包括外商）提供信息服务，同时也为本市建设工程逐步实现工程量清单招投标，由企业自主报价，由市场形成价格创造条件。
（二）《工程造价管理信息系统》项目需要解决的问题
基于《工程造价管理信息系统》项目提出的背景，《工程造价管理信息系统》项目需要解决的问题是能通过网络等手段，收集上海市的建筑市场的材料、机械、设备以及建筑工程招投标项目的中标文件等信息,并加以整理和发布为行业用户提供最正确及时的商机。发布工程量清单计价模式下的综合单价,建立上海工程造价指标体系,为建筑市场的行情提供走势预测,为所有的行业用户提供工程造价参考。
三、确定《工程造价管理信息统》项目范围的重要性
为了确定《工程造价管理信息系统》项目的范围，首先需要明确《工程造价管理信息系统需求。什么是需求？需求是指分配给软件的系统需求，或者更简洁地说，分配需求。这些需求有可能是功能性方面的（系统要实现何种功能），也有可能是非功能方面的（性能需求、资源和环境需求、数据要求、系统结构）。
《工程造价管理信息系统》项目是一项信息化项目,导致项目失败的因素很多，但主要因素是1.缺少正确的项目定义；2.缺少正确的项目核实。因此一个项目的成功的关键因素之一是对项目范围的把握。通过对项目的需求分析，得出项目的范围。《工程造价管理信息系统》项目开发的成功要素在于充分了解使用者对业务的需求，否则无论多么好的系统设计或者多么强的实施能力，都无法弥补因需求不够明确对整体系统开发所造成的危害。因此，在做项目之前，一定要弄清楚用户的真实需求是什么。打个简单的比方，用户想要定做一只杯子，那么，首先需要确定的是用户的需求是杯子，而不是盘子或者其他什么。一旦确定了用户的需求之后，就要对用户需求的范围进行界定。这种界定一定要反映出客户最现实的需求或者是项目的底线（Baseline）。也就是说，一旦确定用户想要的是杯子，就要去了解用户需要的是一个什么样的杯子，有什么特点。通过对用户使用需求的了解和分析，项目开发者才能够知道自己该采用什么样的技术架构、什么等级的设备以及何种应用模块。当用户的需求已经完全明确之后，项目的开发者还要进一步了解用户打算为这个杯子花多少钱，希望多长时间能够做出来，以及对杯子的漂亮程度和质量的要求。这些信息将为项目开发者制定切实可行的项目计划提供重要的依据。换句话说，只有了解了用户对项目的基本需求（项目的具体范围），项目开发者才能够决定需要投入多少人力资源、多少时间、多少费用；需要借助哪些内外部资源；需要做何种程度的文档管理；才能够在预算范围内按时完成项目。通过一个好的项目需求分析，能够直接知道将来做出来的杯子可以达到什么样的水平。
四、《工程造价管理信息系统》项目范围管理的实践
(一)与开发单位共同组建《工程造价管理信息系统》项目管理组
根据xxx单位计算机软件开发能力的实际情况,我们采用软件开发外包的型式。我们知道,《工程造价管理信息系统》作为项目,它的特点之一是一次性的,所以项目组织更多的是采用按项目来划分组织成员的组织型式。XXX单位领导从三个部门中抽调知识结构、年龄层次不同的三位同志与开发单位共同组成《工程造价管理信息系统》项目管理组,对整个项目进行有效管理,使《工程造价管理信息系统》项目有了组织保证。我们深知,《工程造价管理信息系统》的开发,不仅是计算机及其软件系统的开发,而是一种新型管理模式的开发。《工程造价管理信息系统》作为软件系统仅是管理的辅助系统，不能完全代替人的所有工作。管理软件再加上管理制度、业务人员的操作才构成一套完整的管理体系。
(二)召开各种层次的座谈会确定《工程造价管理信息系统》项目的具体范围
为了获得《工程造价管理信息系统》的具体需求范围,不至于闭门造车,我们采取走出去,请进来的方法,多次与工程建设单位、施工单位、工程造价咨询单位以及上级管理部门分别进行交流、探讨,把我们将要开发的《工程造价管理信息系统》项目的想法和目标同他们进行沟通,虚心听取他们的意见和建议。同时多次邀请本市工程造价领域方面的专家和学者进行座谈,并使其提供相应的书面材料。在此基础上,我们加以汇总提炼,并结合XXX单位行政管理职能，形成《工程造价管理信息系统》项目基本需求书。
(三)编制《工程造价管理信息系统》基本需求书
编制项目基本需求书的目的是确定《工程造价管理信息系统》项目的范围,使软件开发单位对整个项目有一个比较清晰的认识,以便确定项目的周期、投入多少人工、开发费用等。《工程造价管理信息系统》基本需求书是软件开发单位编制项目概要设计书的基础性文件。《工程造价管理信息系统》基本需求书主要有
三部分组成:1、概述2、功能需求3、非功能需求。具体内容参见附录。
（四）《工程造价管理信息系统》项目范围变更的控制管理
项目范围变更的控制是项目范围管理的一项重要内容。《工程造价管理信息系统》作为信息化项目，它的范围变更是不可避免的。项目,特别是信息化项目,很少能完全按计划的时间和预算完成的,也很少能达到最初的项目目标,这是因为各项目干系人很少能够预先就实际的项目范围最终产品的模样达成共识(虽然现代软件已提供了一些工具和方法）。《工程造价管理信息系统》项目的甲方（X X X单位）开始不可能准确知道最终提供的产品是什么样子的，甲方的需求常常是用他们所熟知的技术来描述的。《工程造价管理信息系统》项目的乙方（系统开发单位）可能也不知道最后交付给甲方的成品是什么。只有在项目展开时才逐渐被甲、乙双方所认识。这可能使得双方都要改变最初的设想。变更是贯穿《工程造价管理信息系统》整个项目生命周期（按项目管理生命周期方式，可以分成四个阶段：建议和开始、设计和评价、实施和控制、结束和停止）始末的。控制好项目的变更，我们首先做好项目的开始目标基准的确定工作（《工程造价管理信息系统》基本需求书)，基准的需求明确，才能衡量出哪些是需要变更的，否则变更的东西和开始要求的东西混在一起，变更计划就无从制定，变更的界限也无从划清。我们定期召开会议，以会议纪要的形式记录每次变更的内容，同时与项目的开始目标基准《(工程造价管理信息系统》基本需求书)进行比较,逐步推进项目的开发。为了加强《工程造价管理信息系统》项目范围变更的控制，甲、乙双方各派人员组成项目范围变更的控制领导小组，对于重大的范围变更，提请领导小组批准，并以补充合同的形式加以解决。
我们在《工程造价管理信息系统》项目范围管理实践中，发现开发《工程造价管理信息系统》项目存在一些瓶颈问题，为了使项目能顺利进行，我们采取了相应对策加以解决。
五、开发《工程造价管理信息统》项目的瓶颈问题
开发《工程造价管理信息系统》项目瓶颈问题，主要表现在以下几个方面：
（一）基础管理数据编码标准不统一
由于历史原因,我们已有的相关专业(土建、装饰、安装、园林绿化、房修、公用水利等)的工程造价基础性资料定额人工、材料、机械数据库编码没有统一,同时基础性的工程造价计价软件市场由数家专业软件公司所占有,工程造价定额人工、材料、机械数据库编码更无法统一,如果这个问题没有很好解决的解决方案,今后我们的信息采集、处理以及数据库的维护工作将会相当困难。
（二）缺少统一的工程造价计价软件数据格式
目前本市市场上使有的工程造价计价软件由数家专业软件公司所开发,输出的数据没有统一格式,这个问题解决不好会给信息采集工作带来很大的困难。
（三）建设工程招投标项目资料采集后缺乏综合处理分析能力
信息采集后,需要建立一套科学实用的数学模型并与工程造价专业人员的实际经验相结合的方法,使处理分析结果能贴近市场,起到指导市场、服务市场的作用。
（四）缺少长期收集建设工程招投标项目资料渠道
虽然我们过去在收集建设工程招投标项目资料方面也做了工作,但无论是在工程数量、内容还是在工程时效性方面与做好XXX单位管理工作还有一定的距离。为了使开发的《工程造价管理信息系统》项目得以实施,必须建立建设工程招投标项目资料的收集渠道。
六、采取对策解决开发《工程造价管理信息系统》项目的瓶颈问题
针对开发《工程造价管理信息系统》项目的瓶颈问题,我们主要采取如下对策解决。
（一）确定标准,通过建桥解决基础管理数据编码标准不统一问题
确定标准,一方面对相关专业(土建、装饰、安装、园林绿化、房修、公用水利等)的人工、材料、机械数据库进行修订、整理，形成统一标准的定额数据库，另一方面与统一的十二位编码材料(建设部推荐用)衔接,做好编码统一的基础工作，为今后信息采集、处理以及数据库的维护工作提供方便。
（二）采用技术手段，解决工程造价计价软件数据格式统一问题
结合《工程造价管理信息系统》项目发布信息的具体内容,以及在充分掌握工程造价专业软件公司所开发的计价软件的具体功能的基础上,我们同《工程造价管理信息系统》项目的开发单位一起设计了统一的数据接口文件格式（为下一步信息分析处理提供一个统一数据的数据结构）,并通过与工程造价专业软件公司协商使其提供一个控件(没有界面的计算机程序),供统一的数据接口调用,这样就解决了信息采集的格式不统一问题。
（三）成立相应的分课题组解决信息分析处理问题
信息处理作为一门学科，应该认真对待处理的每一个步骤和过程，不能有丝毫的主观臆断。因此，需应用科学的方法解决这个问题。我们特邀请大学老师召开几次座谈会，就信息处理模型的设计和实施以及信息预测的数学模型等方面提供相关的咨询，并成立了相应的分课题组(具体内容不在本文叙述范围),从而提升信息处理的技术含量,保证信息处理的及时和准确。
（四）增加工作流程,建立建设工程招投标项目资料的收集渠道
通过与其他管理职能部门合作，采用相应的行政手段，增加工作流程，建立长效建设工程招投标项目资料的收集渠道机制。
结论
笔者通过在XXX单位从事《工程造价管理信息系统》项目范围管理实践后得到的思考及建议是:
1、信息化项目范围的确立是项目建设的基石。
信息化项目不仅仅是一个技术工程，更是一个管理工程和系统工程。对信息化项目管理的关键是确定项目范围，也就是说范围的确立是项目建设的基石。在以往的信息化建设失败的项目中，80%的是由于项目的范围不明确而造成的，一个项目的成功的关键因素之一是对项目的范围的把握。
2、注重横向部门间的信息共享。
XXX单位是市建委管理职能部门之一，目前信息化应用中各横向职能部门都有独立的系统，信息从不同的渠道采集，这样就形成了一个个的信息孤岛。因此上级部门应进行有效的协调，使不同的系统协同应用。协同应用很重要的一点就是要打破这样的数字孤岛，在总体上进行有效的规划，能够让各个不同的应用之间，让各个不同的数据库之间实行关联，实现跨部门、跨平台的结合，在不同的应用系统与数据库中平滑漫游；以建设工程项目为中心，整合各项功能与操作界面。在这个过程中，通过数据的整合与交叉应用，减少数据重复输入，减少误差，挖掘有效信息。
3、重视沟通的技巧。
沟通是在确定信息化项目范围时，需求分析人员必须掌握的技术。其中聆听最为重要。聆听可以用语言或非语言行为来表现。聆听可能是交流沟通的最佳技巧。
4、项目范围变更的控制是项目范围管理的一项重要内容。
项目,特别是信息化项目,很少能完全按计划的时间和预算完成的，项目范围变更的控制是项目范围管理的一项重要内容。